Wij zijn op zoek naar een goed georganiseerde Office Manager die graag onderdeel wil zijn van de professionaliseringslag waar we nu bij Cohelion mee bezig zijn. Als Office Manager heb je een zeer veelzijdig takenpakket. Het gaat om een gecombineerde functie: officemanagement, HR en financiële administratie (en nog wat overige taken). Met verder voornamelijk webdevelopers om je heen vervul je een belangrijke rol in het reilen en zeilen van het bedrijf.

Dit zijn wij

Cohelion ontwikkelt applicaties voor internationale bedrijven. We zijn gevestigd in Rotterdam en hebben een tweede kantoor in Valencia. Ons team bestaat uit 14 hoogwaardige en betrokken mensen. Onze cultuur is informeel, bescheiden, klantgericht, collegiaal, gericht op kwaliteit en op inhoud.

De komende jaren willen wij verder groeien en wij zijn op zoek naar een Office Manager die graag met ons mee wil groeien. Kwaliteit, teamgeest en grip op de groei staan centraal staan.

Dit ga je doen

Je bent verantwoordelijk voor het ondersteunen en ontlasten van de directeur. Daarnaast ben je in de rol van Office Manager onder andere verantwoordelijk voor:

HR/Personeelszaken

• Adviseren en begeleiden van de directeur bij de uitvoering van HR taken
• Het opstellen van arbeidscontracten, organiseren van functioneringsgesprekken en de verslaglegging hiervan in ons HRM-systeem
• Je houdt de werktevredenheid van de medewerkers nauw in de gaten en onderneemt actie waar nodig
• Administratieve verwerking bij in- en uitstroom van medewerkers
• Het verwerken en monitoren van ziek- en herstelmeldingen, verlofaanvragen etc.
• Op orde houden van de personeelsdossiers en correct verwerken en archiveren van mutaties
• Verder ben je actief betrokken bij de recruitment van nieuwe collega’s. Denk hierbij aan het uitzetten van vacatures, inplannen van sollicitatiegesprekken etc. via ons ATS.

Financiële administratie

• Maandelijkse facturatie
• Contact onderhouden met financiële afdelingen van onze klanten
• Debiteurenbeheer
• Inboeken van bonnen, inkoopfacturen en creditcardtransacties
• Doorgeven van salarismutaties aan onze salarisadministrateur en controleren van salarisstroken.

Office management

• Eerste telefonische en persoonlijke aanspreekpunt voor bezoekers en klanten
• Onderhouden van het kantoor (voorraadbeheer, facilitaire zaken)
• Het verzorgen van de dagelijkse lunch op kantoor en het organiseren van maandelijkse bedrijfsuitjes.

Overig:

• Je zult ook wat taken van een directiesecretaresse op je nemen, zoals notuleren bij vergaderingen
• Je bent ook verantwoordelijk voor het reilen en zeilen op ons kantoor in Valencia
• Je springt af en toe bij op de afdeling Marketing.

Dit ben jij

Naast dat je resultaatgericht bent, heb je een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en ben je dienstverlenend ingesteld. Je bent gestructureerd en accuraat. Plannen en organiseren zijn jouw tweede natuur. Je bent woonachtig in Rotterdam e.o. (max. 15 km).

Daarnaast hopen we dat je onderstaande ook meebrengt:

• MBO+/HBO werk- en denk niveau met minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie
• Je kunt goed prioriteiten stellen en staat je mannetje/vrouwtje
• Je hebt affiniteit en ervaring met het werken in een ICT-omgeving
• Ervaring binnen HR en kennis van het voeren van een correcte personeelsadministratie
• Je hebt cijfermatig inzicht en ervaring met financieel administratieve taken
• Je bent communicatief- en sociaal vaardig
• Je beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk (dit is een vereiste)
• Goede beheersing van Microsoft Office
• Ervaring met Moneybird, HoorayHR & TeamTailor zijn een pré
• Je hebt kennis van sociale media.

Dit bieden wij

Ons kantoor is gevestigd in de Schiecentrale en we kijken uit op de Schiehaven en de Maas. Een toplocatie om te werken. Maar er is natuurlijk wel meer dan een werkplek die we bieden!

• Parttime dienstverband tussen 24-32 uur
• Bruto maandsalaris tussen € 2.750 – € 3.250 o.b.v. fulltime, afhankelijk van kennis en ervaring
• Een arbeidsovereenkomst van 7 maanden met mogelijke verlenging. Het uitgangspunt is een langdurige samenwerking
• Informele werkomgeving met betrokken, internationale klanten en developers
• Een goede balans tussen werk en ontspanning. Zo is er iedere dag een gezamenlijke lunch op kantoor, eten we ijsjes met mooi weer (en nemen de durfallen een duik in de Maas) en is er veel ruimte voor spontane ideeën. We organiseren regelmatig leuke uitjes (CERN-lab in Geneve, bezoek aan Chernobyl, hiken op de Etna, diverse trips naar de Alpen voor bergwandeling of snowboardtrips)
• Reiskostenvergoeding OV, 24 vakantiedagen
• Winstuitkering na 1 jaar dienstverband.